Dans la leçon précédente, on a vu que les renseignements doivent être détruits une fois la finalité accomplie. Mais entre la collecte et la destruction, deux obligations encadrent leur maintien : ils doivent être exacts et, dans certains cas, conservés un an après une décision.
Ces deux exigences sortent du même article (art. 11). Elles sont moins connues que l'obligation de consentement, mais elles génèrent en pratique un volume de plaintes et de demandes que la comptabilité voit passer souvent.
L'exactitude : tenir les dossiers à jour
L'article 11 énonce que l'entreprise doit veiller à ce que les renseignements personnels qu'elle utilise soient à jour et exacts au moment où elle s'en sert pour prendre une décision concernant la personne.
Concrètement, ça veut dire trois choses.
Au moment d'utiliser, on vérifie. Avant qu'un dossier serve à une décision (octroi de crédit, facturation, paiement, déclaration fiscale, lettre à un employé), on s'assure qu'il reflète la réalité actuelle. Une adresse périmée, un statut conjugal qui n'a pas été mis à jour, un revenu qui date d'avant un changement d'emploi : ce sont des sources d'erreur qui peuvent avoir des conséquences sérieuses.
Quand on apprend une donnée nouvelle, on corrige. Pour un...