Un appel ou une lettre arrive : « Revenu Québec demande des renseignements concernant tel client ». Ou bien : « la CNESST nous informe qu'elle veut consulter le dossier de tel employé ». Pour la comptabilité, ces situations sont fréquentes, et la pression de répondre vite est réelle.
Cette leçon clarifie deux choses : ce que la loi permet ou exige dans ces situations, et comment éviter le piège de l'excès de transparence, qui consiste à transmettre tout par souci de coopération, alors qu'on devrait transmettre seulement ce qui est demandé.
Le principe : la coopération avec les autorités est encadrée, pas illimitée
La Loi 25 prévoit que des renseignements personnels peuvent être communiqués sans consentement à une autorité publique dans certains cas (art. 18). Elle ne dit pas que tout ce qu'une autorité demande peut être communiqué sans réserve. Trois principes structurent la réponse.
Existence d'un fondement légal. L'autorité doit avoir une compétence et un pouvoir qui justifient sa demande. Revenu Québec qui demande une pièce justificative dans le cadre d'une vérification fiscale, c'est fondé. Un appel d'une personne qui dit représenter une autorité sans pouvoir le démontrer, ce n'est pas fondé.
Vérification...