La comptabilité moderne s'appuie sur des outils externes : logiciels infonuagiques, firmes de paie, services de signature électronique, plateformes de facturation. Chacun de ces outils manipule des renseignements personnels du client ou de la firme.
Quand on confie des renseignements à un tiers pour qu'il les traite pour nous, ce tiers est un mandataire ou un prestataire de services. La loi exige qu'on encadre cette relation par un contrat précis (art. 18.3). Cette leçon couvre ce que ce contrat doit prévoir et comment vivre avec, au quotidien.
Pourquoi un contrat, et pas un simple accord verbal
Quand vous confiez les feuilles de paie de vos clients à un service externe, ces feuilles ne cessent pas d'être vos responsabilités, ni celles de votre client. Vous restez responsable de leur protection, même si le traitement est fait ailleurs.
L'article 18.3 prévoit que la communication à un mandataire ou un prestataire pour exécution d'un mandat ou d'un contrat de service ne nécessite pas le consentement de la personne, à condition qu'un contrat écrit prévoie les mesures de protection appropriées.
Sans ce contrat, la transmission peut tomber dans une autre catégorie (communication à un tiers nécessitant un consentement) et exposer la firme...