Quand un mandat se termine, la relation professionnelle prend fin. Mais les dossiers continuent souvent de vivre dans les systèmes du comptable, parfois pendant des années, parfois sans qu'on sache trop pourquoi. Cette leçon clarifie ce qu'il faut faire à ce moment précis, et pourquoi le geste compte autant que le reste.
Pour une firme comptable à Saint-Jérôme qui termine un mandat avec un client, le dossier ne disparaît pas magiquement. Il reste sur le serveur, dans les courriels, sur des sauvegardes, parfois dans un classeur physique. La Loi 25 demande qu'on ferme ce dossier proprement.
Le cadre légal : mandataire et fin de mandat
Quand votre firme reçoit, traite ou conserve des renseignements personnels pour le compte d'un client (sa paie, sa comptabilité, ses déclarations), vous agissez comme mandataire au sens de la loi. L'article 18.3 encadre cette relation : un contrat doit prévoir, entre autres, ce qui se passe à la fin du mandat avec les renseignements transférés.
Deux options à prévoir au contrat : la destruction des renseignements ou la restitution au client. Pas une troisième : le maintien indéfini. Et l'option choisie doit être effective, pas symbolique.
L'article 23 vient compléter le tableau : une...