La RH n'est pas une fonction repliée sur l'interne. Elle communique régulièrement avec l'extérieur : CNESST, RAMQ, assureurs, anciens employés qui demandent des références, futurs employeurs qui en demandent aussi, parfois autorités policières. Chacune de ces communications met en jeu des renseignements personnels.
La règle de base reste la même : pas de communication sans consentement (art. 13), sauf exception prévue par la loi. Cette leçon couvre les exceptions les plus pertinentes pour la RH et clarifie les pratiques qui dérapent.
Le rappel : consentement par défaut, exceptions précises
L'article 13 pose la règle. Toute communication d'un renseignement personnel à un tiers exige le consentement de la personne, sauf si la loi prévoit explicitement une exception.
Les principales exceptions qui touchent la RH :
- Communication à une autorité publique dans le cadre de ses pouvoirs (art. 18) ;
- Communication pour prévenir ou réagir à un risque sérieux pour la vie, la santé ou la sécurité d'une personne (art. 18.1) ;
- Communication à un mandataire ou prestataire de services dans le cadre d'un contrat (art. 18.3, vu en plus de détail dans le plan Comptabilité) ;
- Communication dans le cadre de transactions commerciales ou de due diligence (art. 18.4) ;