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Formulaire de consentement Loi 25 : modèle et exemples

Un formulaire de consentement conforme à la Loi 25 doit être clair, granulaire et séparé des autres conditions. Voici les mentions obligatoires, un modèle réutilisable pour votre PME québécoise, et trois exemples concrets : infolettre, inscription CRM et dossier employé.

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Les 6 mentions obligatoires

Tout formulaire de consentement doit contenir les éléments suivants, en termes clairs et simples :

  • Identité de l'entreprise qui collecte les renseignements
  • Finalités précises de la collecte (une finalité = un consentement distinct)
  • Catégories de renseignements recueillis
  • Destinataires (tiers, sous-traitants, transferts hors Québec)
  • Droit de retrait du consentement à tout moment
  • Coordonnées du RPRP pour exercer ses droits
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Modèle de formulaire de consentement

[Nom de l'entreprise] recueille vos renseignements personnels dans le but de :

☐ Traiter votre demande de service ou votre achat
☐ Vous envoyer nos infolettres et promotions
☐ Améliorer nos produits (analyse statistique)
☐ Partager vos coordonnées avec nos partenaires

Renseignements recueillis : nom, courriel, téléphone, adresse.

Destinataires : [liste des sous-traitants et partenaires].

Conservation : vos données seront conservées pour une durée de [X années] puis détruites de façon sécurisée.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à [courriel du RPRP].

☐ J'ai lu et j'accepte la politique de confidentialité.

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3 exemples concrets

Infolettre

Une case à cocher distincte, non pré-cochée, avec un libellé comme : « Je consens à recevoir l'infolettre mensuelle de [entreprise] et je peux me désabonner en tout temps. »

Inscription CRM

Mentionner l'entrée dans le CRM, les finalités commerciales, la durée de conservation et indiquer clairement que la soumission du formulaire vaut consentement à la politique de confidentialité.

Dossier employé

Lister tous les renseignements sensibles (NAS, dossier médical, évaluations), préciser les destinataires internes, la durée légale de conservation post-emploi et le droit d'accès au dossier.

⚠️

5 erreurs à éviter

  • Cases pré-cochées le consentement doit être un acte positif
  • Consentement global les finalités doivent être distinctes
  • Langage juridique opaque la Loi 25 exige un libellé clair et simple
  • Pas de mécanisme de retrait obligatoire et aussi simple que l'adhésion
  • Aucune preuve conservée gardez la date, l'heure et la version du formulaire

Pour approfondir, consultez notre guide complet sur le consentement ou lancez notre vérificateur de conformité gratuit pour évaluer vos pratiques actuelles.

Expertise Loi 25

À propos de Loi25Simple

Loi25Simple publie des contenus pratiques pour aider les PME québécoises à comprendre la Loi 25, former leurs employés et documenter leur conformité. Nos pages publiques visent la vulgarisation opérationnelle: obligations, sanctions, rôles internes, incidents et formation par fonction.

Pour qui

PME et équipes québécoises qui manipulent des renseignements personnels.

Ce qu’on couvre

RPRP, politiques, consentement, incidents, sanctions, formation et preuves de conformité.

Portée

Contenu d’information pratique et liens vers les ressources officielles du Québec quand la loi est citée.

❓

Questions fréquentes

Un consentement verbal est-il valide sous la Loi 25? +
Oui, mais vous devez pouvoir le prouver. Conservez une note datée au dossier, un enregistrement d'appel (avec avis préalable) ou un courriel de confirmation. En pratique, un consentement écrit est beaucoup plus sécuritaire.
Faut-il refaire signer les clients existants? +
Pas systématiquement. Si les finalités initiales n'ont pas changé et que votre politique couvre les usages actuels, le consentement reste valide. Un nouveau consentement est requis si vous ajoutez une finalité, un destinataire ou un transfert hors Québec.
Un formulaire pour mineurs de moins de 14 ans est-il différent? +
Oui. Le consentement doit être donné par le titulaire de l'autorité parentale. Le formulaire doit l'identifier clairement et être adapté à un adulte, pas à l'enfant.
Combien de temps conserver les preuves de consentement? +
Aussi longtemps que vous traitez les renseignements, plus la durée de prescription applicable (généralement 3 ans après la fin de la relation). Documentez la date, l'heure, la version du formulaire et l'adresse IP si applicable.
Le consentement est-il toujours obligatoire? +
Non. Certaines situations l'excluent : exécution d'un contrat, obligation légale, intérêt vital. Mais pour la majorité des cas de marketing, CRM et profilage, le consentement reste requis.

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